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高校图书馆外文期刊招标采购模式评析

来源: 诚信论文网 发表于:2014-09-15 11:04 点击:
 最近几年,越来越多的高校图书馆采用招标模式进行外文期刊采购。该模式采用公开透明的市场竞争方式,为参与外文期刊采访的各方都带来了好处。但如何针对外文期刊的特点,科学设置招标采购的具体模式,避免不规范招标带来的缺陷,是需要认真思考和解决的重要问题。进一步要考虑如何将招标模式与其他采购方式相结合,创造更优的外文期刊采购模式。 
  1 外文期刊采购的特点 
  外文期刊采购与图书馆其他类型文献的采购相比,有其自身的特点。 
  第一,连续性、完整性、系统性是衡量期刊文献收藏水平的重要标准。外文期刊是高校科研和教学获取最新学术信息的重要来源,能否到刊以及能否及时到刊关系着外文期刊能否良好地发挥科研支持作用。因此,在选择供应商时,到刊率高低、到刊周期长短、到刊地点是否便利,以及是否建有功能完善、性能稳定的专业化电子商务网站,是否能及时响应客户咨询、反馈期刊信息变更情况等都是十分重要的评判标准。 
  第二,外文期刊平均价格在高校图书馆所购置的各类型文献中价格最高。外刊价格昂贵且不断上涨,占据了图书馆文献购置经费的很大比例。好的外刊采购模式,要能够通过科学程序遴选出质优价低的优秀供应商,使图书馆得到有保障的文献产品和服务,从而使上百万的外刊采购经费得到合理利用。 
  第三,外文期刊作为进口商品,只能在有限的几家书刊进出口公司中选择。不考虑授权影印刊,外文原版期刊的供应商一般就是这四家公司:中国图书进出口(集团)总公司、中国教育图书进出口有限公司、中国国际图书贸易集团有限公司和北京中科进出口有限责任公司。 
  第四,外文期刊结算方式多样。(1)实洋结算:结算价=境外费用*结算汇率*(1+手续费%+贷款利率),采购协议中规定相应的汇率、手续费和贷款利率供结算时使用;(2)结算款折扣:总结算价格为目录价格的折扣额,采购协议中规定一个折扣率;(3)一口价结算:不考虑汇率、利率等,采购协议中规定好每种刊固定的人民币结算价格。此外,刊款预付可以减免贷款利率。不同结算方式对供应商和图书馆的影响不尽相同,因此采取何种结算方式也需高校图书馆仔细考虑。 
  总之,外文期刊兼具了外文文献和期刊文献的特点,价格相对较高,供给渠道有限,到货周期较长,强调到刊及时性和连续性,其采购工作相对复杂。 
  2 目前高校图书馆外文期刊采购模式调查 
  笔者对39所“985”工程高校图书馆的外文期刊采购模式进行了调查。这39所高校都是发展水平较高的大学,分布在全国不同区域,既有综合性大学,也有侧重某些学科的理工科院校,代表性较强。调查采取邮件咨询和电话访问方式,均获得了反馈。主要调查结果如下: 
  2.1 招标采购与自主谈判采购 
  在所调查的39所高校图书馆中,10所为自主谈判采购模式,29所为招标模式(除l所是单一来源招标外,其余28所都是公开招标)。可以说,招标模式有渐成高校图书馆外刊采购主流模式之势。 
  2.2 外文期刊招标采购的具体模式 
  在采取公开招标模式的28所高校图书馆中,具体招标模式设置的区别很大,主要体现在招标频率、标段划分方式、评标方法几个方面。 
  2.2.1 招标频率 
  各馆招标频率有所区别。28所高校图书馆中,多数(18所)是每年进行下一年度外刊招标,有9所图书馆采取了两年一招的方式,另有1所招标频率不确定。具体招标时间一般是在订购年度的上一年,以便尽早提交订单,保证到刊及时和完整。 
  2.2.2 标段划分方式和评标方法 
  标段划分是将外刊整体采购项目按照一定标准和依据划分成若干个较小标段,其目的除了操作便利外,还包括有效利用各个供应商优势,降低成本并提高服务质量。根据所调查的情况来看,各高校图书馆的标段划分方式和评标方法大体可分为三种,以下称为模式a、模式b和模式c。 
  (1)模式a:资格招标和综合评标 
  资格招标是指在投标供应商中,先对代理商的服务、信誉、资质、能力进行综合评估,中标3家或2家供应商,或者外刊规模较小的直接中标1家供应商,然后由图书馆根据服务和价格综合考虑分配订单,约定期刊结算价的构成方式,而不是具体刊价。这种方式下,高校和图书馆作为订购方主观性较大,其制定的评价标准通常涵盖到刊率、同行评价等多个方面,而报价和折扣率所占权重不大,或者说不是主要衡量标准。在所调查的28所采取公开招标方式的高校图书馆中,有19所采取模式。 
  “一刊一标”以每一种刊为一个标段,每个投标商对每种刊都进行人民币一口价报价,在符合招标资质条件的代理商范围内,以价格最低者中标。这种方式暗含的假设是每家中标商对每种刊供应能力相同,服务差别较小,因此只取最低报价者。这种“一刊一价、最低价中标”方式由于每一种期刊都是选择投标报价的最低价格,能最大限度地节约图书馆文献资源建设经费,且操作相对简单,受到一部分图书馆青睐。在所调查28所公开招标的高校图书馆中,4所(占14.29%)采取这种方式。 
  (3)模式c:打包报价和价格评标 
  这种方式将一定数量外刊设置为一个期刊包,全部期刊分成若干个期刊包,由投标商对每一个期刊包进行整体报价,以整体价格最低者中标。调查发现,28所公开招标的高校图书馆中,5所(占17.86%)采取这种方式,有按学科分包,也有按语种和出版社分包。按出版社分包的其中一种情况是数据库捆绑刊,为国外各出版机构独家出版期刊,一般在同一家供应商处订购能更方便到刊、催缺等事宜。模式c的评标过程简单,难点在于如何分包。
 3 外文期刊招标采购模式的优势和局限 
  外文期刊招标制度可以发挥信息揭示和传播功能,有效减少信息不对称,因而能够打破供应商的垄断格局,促进市场竞争,使图书馆、高校管理部门和供应商各方都能享受市场竞争带来的好处。当然,也存在一定的局限性。 
  3.1 招标采购方式为参与各方都带来了好处 
  第一,对高校图书馆来说,招标采购方式除了能够打破外刊供应商垄断经营外,还能规范外文期刊采访过程,帮助供应商和图书馆之间建立起具有监督效能的新型供需服务关系。一方面,通过有效竞争,图书馆可以获得更高折扣,节约文献购置经费。由于外刊价格逐年上涨,文献购置经费有限,很多图书馆被迫大量削减外刊种类。通过招标采购的竞争方式,可以使图书馆获得更合理的价格,以有限资金购得更多文献资源。就投标方报价来看,单刊最高报价与最低报价差额最低也有5%左右,而一些价格较低的文科刊差价甚至可以达到1.5倍。由于外文期刊总体价格较高,加总起来,可以节约一定数额的经费。另一方面,通过规范合同条款,能够提高图书馆期刊资源建设的质量。招标合同中可以明确规定发刊周期、发刊方式、缺失期刊赔偿等条款,改变原先采购合同偏重于采购方付款时间、违约责任等规定的状况,使图书馆获得更有保证的服务。 
  第二,招标采购方式使得图书馆文献采购业务被纳入到高校采购工作统一管理的范围。公开招标的过程,使图书馆的要求、供货商提供的折扣、服务承诺等都明确在采购合同中,增大了采访活动的透明度,便于学校管理和监督。 
  第三,招标采购方式能够促进市场有序竞争,为各供应商提供均等机会,有利于打破书刊行业的垄断行为。评标过程中由专家综合评标,可以避免书商间价格战之类的恶性竞争,实际上也保护了供应商利益。并且,行业内有序竞争可以促使期刊供应商为了提升竞争力,不断改善服务,提高服务质量。 
  3.2 外文期刊招标采购模式的局限 
  招标模式在高校图书馆外文期刊采购中的应用表现出一些局限性。这些局限一部分由外文期刊这种文献类型和招标模式结合在一起时本身的局限性带来;一部分是由于目前所采取的诸种具体模式存在局限性。 
  3.2.1 外文期刊的连续性特点要求稳定的供需关系 
  连续性、完整性、系统性是衡量期刊文献收藏优质化的一个重要标准。这一特点要求图书馆与供应商之间建立相对稳定的合作关系。如果每年都公开招标,则每年都有一些刊的中标商与上一年度不同。在这些刊的续订过程中,就会因两家中标商对年度卷期的理解差异,导致某些跨年刊卷期出现断层,即上一年中标商与下一年中标商的报订卷期没衔接上。即使订购人员能够及时与各中标商沟通,中标商在向出版社报订前也还要将订单多核对一次,不利于及时报订和充分保障到刊率。在模式b和模式c的价格评标方式下,价格成了唯一标准,会导致各年度中标商波动较大,上述缺陷表现更明显。 
  3.2.2 供应商选择的局限导致竞争作用有限 
  招标采购方式的两大好处为:一是通过投标方单线报价形成公平竞争关系,以压低最终价格;二是学校招投标部门作为图书馆和供应商外的第三方参与进来,招标、投标和评标的交易过程公开,便于社会公众监督,避免各种暗箱操作和职务腐败行为。这两点好处在潜在投标方众多的情况下更为显著。但就图书馆外文期刊采购来说,一般采取邀请招标方式,供应商都是长期合作的固定几家,并且各有优势,实际上处于寡头垄断的市场状态,招标模式带来的竞争作用有限。因此,招标方式只是在一定程度上促进了市场有效竞争。有观点认为应该放宽投标者资质要求,吸引更多投标商参与以提高竞争性。但这很难说是一个好办法,因为图书馆外文期刊采购需要相对稳定的合作关系,难以承担较大风险。 
  3.2.3 难以建立易于操作的合理评价标准 
  外文期刊评标标准应该涵盖价格、到刊情况、反馈效率和服务质量多个方面。事实上从整体来看,很难说中图、教图、中科和国图几家投标商在到刊和服务方面存在显著差别。即便存在一些差距,也很难量化形成评标依据。在实际评标过程中,折扣率和报价是最明确、直观、有说服力的量化指标。这可能也是28家公开招标的图书馆中有9家采取了“最低价中标”方式的原因。价格和折扣率成为唯一评价标准,可能导致图书馆面临潜在风险:一是较高折扣率和低价格意味着供货商利润摊薄,在服务标准等同的情况下则意味着成本支出增加,潜藏着服务弱化风险。二是图书馆招标时,有部分期刊国外出版社尚未确定价格,供应商报价时只能预估,为规避风险倾向于报高价格。因此一口价是不是一定是最低价值得怀疑。三是一口价方式失去了对报价进行二次谈判的机会。 
  而被大多数所调查高校馆所采用的模式a,一般要在几家投标商中排除1家或更多供应商。要建立一个合理评标标准,既要筛选出供货能力强、服务优质、价格低的供应商,还要可操作性强,比较困难。 
  3.2.4 一次性招标和统一付款错过了预付款的价格优惠 
  外文期刊采访过程中,付款方式不同(预付还是后付)会带来价格的差别。一般预付款都存在贷款利率减免优惠,并且一些国外出版社对于年初付款优惠较大,有的可以达到10%的折扣。而一次性招标和统一付款就错过了这种预付款的价格优惠,对图书馆和高校而言无疑是资金的一大损失。 
  针对外文期刊采购招标模式的种种局限,我们需要思考两个问题:第一,在招标过程中,怎样做到科学规范招标,避免种种局限而最大程度发挥这种方式的正面作用?第二,目前情况下,招标模式是不是外文期刊采购的唯一选择?那些没有采取招标的高校图书馆,是不是有足够理由不采取招标?招标模式是不是可以和其他采购方式相结合,创造更优结果? 
  4 实现外文期刊采购的科学规范招标 
  外文期刊招标过程中的不规范行为可能导致招标采购背离初衷,使得招标模式的优势无法显现。只有科学设置招标细则,规范招标程序,才能最大限度避开招标的各种局限,将招标模式的优势发挥到最大。
 4.1 适当降低外文期刊招标频率 
  外文期刊招标由高校图书馆和招投标管理部门共同参与,其流程通常包括确定外刊订购清单、提交招标申请表、组建招标工作小组、制定招标方式和评标标准、确定开标日期、发布招标公告、确认投标书商资格、聘请专家、述标答辩、开标议标、公布结果、签订招标合同等,整个过程需要近一到两个月时间。如果每年招标,就是每年都要走一次这套流程,占据了图书馆和招投标管理部门很大的工作量,对供应商来说,也要耗费不少人力、物力以及标书费、服务费。在所调查高校中,大多数是一年一次招标,但也有9家是每两年一次。两年一次既促进了供应商之间一定的竞争,又保证了外刊到刊的稳定性和连续性,还节省了大量人力物力和财力,是比较合理的频率。 
  4.2 灵活设置标段划分方式和评标细则 
  标段划分方式和评标细则设置对招标结果的影响很大。虽然整体来说外刊投标商在到刊和服务方面不存在显著差别,但具体到不同种类外刊,由于各家公司的业务范围各有优势,确实存在供货能力差别。标段划分和合理设置评标细则的目的,就是要选择出对某种刊供货能力最强的供应商,保障到刊率。 
  有研究提出采取“一刊一标、自由重组”的标段划分和期刊报价方式。即将每一种外刊划分为一个基本标段,要求符合招标资质条件的代理商必须对基本标段单独报价。同时,允许代理商对基本标段自由重组,形成各自不同的复合标段。然后对各种基本标段价格之和与相应的复合标段价格进行比较,取其低者。这种方式既保证了价格最低,又给了代理商充分发挥各自优势的空间。但主要缺点是操作过于复杂,一是供应商很难有积极性来提供复合标段报价,二是在评标现场是否有足够时间来进行各种对比值得怀疑。 
  本文认为,分包报价和二次谈判是一种较好的方式。比较可行的是,首先按出版社分成若干个包,各种小型出版社可以分在一起,然后参考供应商的优势进行组合,最后形成供应商3或4倍数量的期刊包,再分别报价。在评标过程中,可为服务、价格、到刊率各项设置一定权重,形成综合标准入围两家供应商,再行二次报价。这种方式不仅可通过二次报价节省资金,还可以方便付款和保证到刊连续性。分包报价要取得较好的效果,必须建立在图书馆充分了解各供应商业务范围、强项和短板的基础之上,还需要采访人员持续对各供应商的服务质量和各刊到刊情况进行记载和统计。总之,标段划分方式和评标细则设置仍存在很多发挥空间,需要进一步研究。 
  4.3 尽量采取预付刊款方式 
  在所调查的高校图书馆中,有一部分是全部预付或部分预付刊款,但大部分仍是当年结算。要是一次性全部由当年结算改成预付刊款,需要动用大笔资金且需要较多审批手续,有一定困难。比较可行的办法是,当财务账上资金充足时,可以抽出经费给外文期刊供应商作为预付款,以避免支付贷款利率部分的费用。假设以6%计算贷款利率,500万的经费额可以节省30万资金,是一笔比较可观的金额,可以用来购买更多刊种。 
  4.4 规范招标文件和采购合同 
  招标材料、采购合同等文件的规范化能减少各种潜在失误,尤其采购合同是具有法律效力的文件,必须慎重对待。各项服务承诺内容和违约责任要在招标采购合同中以书面条款形式固定下来,最大限度地考虑各种可能争议事项,明确责任权利关系,详细规定违约补救措施。比如对缺种、缺期等情况,明确规定相应处理办法或赔偿责任。 
  5 正确处理招标采购和自行采购的关系 
  如前所述,外文期刊采购招标改变了传统采访模式,公开透明的招标过程促进了外刊供应市场有序竞争,为参与各方都带来了好处。同时,不能忽视招标模式应用在外文期刊采访中的局限性,不能忽视其带来外刊采访工作便利的同时也限制了采访人员主动性的发挥。 
  因此,一方面,对于采取招标模式的高校图书馆来说,必须科学设置招标细则,使其优势发挥到最大。另一方面,应该看到,招标制度有它特定的适用条件和范围。在一项具体交易中是否采用招标方式,取决于招标节约的信息费用与招标费用支出的比较。外文期刊价格高昂与购置经费有限的矛盾是目前高校图书馆普遍面临的难题。但外刊价格高主要不是由垄断导致,而是目录报价就比较高。各供应商在外文期刊方面的利润空间不是很大,对图书馆来说,不断压低价格很难实现,因此价格不能成为采购模式选择的主要标准,获得更高到刊率和更优质服务才是图书馆的目标所在。另外,从交易成本来说,招标要经过一系列固定程序和相对长时间的过程,供应商人力、物力和费用投入都较大,不如图书馆和供应商直接洽谈简单快捷、节省费用。因此,在目前招标方式渐成主流模式的情况下,也不应完全摈弃自行采购模式。在所调查39所高校图书馆中,10所(基本上地处北京和上海)仍采取自主采购模式。如何灵活使用其他方式作为有益补充,创造更优采购模式,仍是图书馆界需要进一步思考和研究的问题。