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关于 图书馆学期刊编辑对内对外的有效沟通

来源: 诚信论文网 发表于:2014-09-15 11:06 点击:
 分类号 G232 
  Effective Internal and External Communication for Editors of Journals in the Library Science 
  Zhou Jianyu 
  Abstract Editors taking charge of journals’ editing and publishing serve as a bridge and bond in contacting authors, reviewers and readers, thus playing an important role in the whole editing activities. This calls for editors being good at interpersonal skills and communication to establish the equal, harmonious, cooperative and friendly relations inside and outside editorial departments. Editors of journals in library science should master and use effective communication to raise working efficiency and to improve the quality and competitiveness of journal in order to achieve its sustainable development. 
  Keywords Effective communication. Journals in the library science. Journal editor. Rreviewer. Journal construction. 
  沟通是人与人之间、人与群体之间的信息、思想和情感的传递和反馈的过程。有效沟通是一种动态的双向行为,它要求具备两个必要的条件,两者缺一不可,一是信息发送者清晰地表达信息的内涵,以便信息接收者能确切理解;二是信息发送者重视信息接收者的反应并根据其反应及时修正信息的传递。有效沟通关键在于信息的有效性;只有沟通的主、客体双方都充分表达了对某一问题的看法,才真正具备有效沟通的意义[1]。 
  编辑工作是一项联系极为广泛的、需要与社会相关层面交流互动的社会文化工作,编辑是期刊编辑出版活动的组织者、执行者和服务者,是联系作者、审稿专家、读者等相关人员之间的桥梁和纽带,在整个编辑活动中起着内外衔接、承上启下的重要作用,与人的交流和沟通自始至终贯穿于整个编辑工作的过程,对内需要与其他编辑、审稿专家、校对、主编、发行等相关人员沟通;对外需要与作者、读者还有与印刷厂等相关人员沟通,其中,编辑与编辑、编辑与作者、编辑与审稿专家、编辑与读者的有效沟通尤为重要,这就需要编辑有很好的协调能力和沟通能力;需要编辑人员与编辑部内外建立起平等、和谐、合作的友好关系。有效沟通是提高办刊质量的关键,是提高刊物编辑质量的重要环节。目前,我国具有正式连续出版物号的图书馆学期刊共计32种,无正式连续出版物号的图书馆学期刊29种[2],图书馆学期刊是一个展示图书馆界及图书馆人科学研究实力、水平和创新能力的窗口,是进行理论探索、学术争鸣和交流经验的园地,有力地推动了图书馆事业和图书馆学科的发展。重视图书馆学期刊编辑在编辑活动中与作者、读者、审稿专家如何进行良好的互动和有效沟通;如何有效地构建良好的内外互动机制等问题的研究,不仅对提高工作效率,对提高图书馆学期刊质量和竞争力,树立品牌、扩大影响力,实现图书馆期刊的可持续发展具有十分重要的意义,也是值得图书馆学期刊编辑共同关注和认真探讨的问题。笔者试图通过自身的一些工作经历和亲身体验来谈谈图书馆学期刊编辑对编辑部内外进行有效沟通的重要性。 
  1 对内实现有效沟通的重要性与途径 
  1.1 信任是编辑与编辑实现有效沟通的前提 
  图书馆学期刊编辑部规模都比较小,一般由若干编辑组成,由于受编制等因素的制约,编辑大多一人身兼数职,如编务、初审、校对和发行,在日常的编辑活动的过程中,编辑除了要与各方面打交道以外,更多的是编辑之间的接触,由于编辑的年龄、性别、文化背景和个性特征、兴趣爱好以及实际能力各异,可能会在编辑活动中因为认识观点不同、处事的态度和方式不同而产生分歧,导致不协调甚至发生各种矛盾,这就要求编辑具备处理好各种关系的能力。编辑之间应该在彼此信任的基础上进行沟通,求同存异,多以商量的口吻与对方沟通,主动了解对方的困难和需求,耐心听取对方的反馈意见,通过相互沟通来化解矛盾,尽量通过协商达成共识,使工作能够顺利完成;同时,要求编辑应具备大局意识和协调精神,要从编辑部整体的角度考虑问题,确保图书馆学期刊质量最优化,达到与编辑部的整体目标相一致,切莫把个人的好恶与对事情的处理结合起来。 
  校对是保证出版物质量的重要环节,是对编辑工作的继续和补充。图书馆学期刊编辑部一般都采取“交叉三校制”,即当编辑完成负责的某栏目或某部分内容的一校或二校后,与负责校对其他栏目或其他部分内容的编辑进行一次交叉校对,这样更有利于减少稿件的错误,保证刊物的质量。在这个流程中,需要各个校次编辑的密切配合和有效沟通。笔者认为,每个人都有长处,也有弱点和盲点,因此会产生不同的见解,当编辑在校对中对同一问题有不同的意见时,必须咨询不同校次的校对编辑和作者,否则的话,就容易发生“你改过来,他改回去”的情况,然后彼此又不沟通,有可能因此出现误伤,甚至是硬伤,既浪费了时间,影响了工作进度和刊物质量,又使编辑之间因误解而产生矛盾,不利于工作的开展。另外,如果确实发现前一校的编辑校对有误,提出方应该心平气和,不要用质问的口吻,最好是个别交流,不要在大庭广众面前责问而令对方难堪。只有加强图书馆学期刊编辑与编辑之间的有效沟通和横向合作,互相尊重,互相理解,互相信任,互相学习,做到扬长避短,优势互补,才能共同成长,共同把编辑出版工作做好。
 1.2 合作是编辑与审稿专家实现有效沟通的途径 
  审稿是图书馆学期刊编辑流程中十分重要的环节。图书馆学期刊编辑部一般都采用“三审制”即(编辑)初审、(编委)复审、(主编)终审,三审责任制度是编辑部保证期刊质量的中心环节。其中,同行专家的评审意见是编辑部评判论文学术水平和对论文取舍的重要依据。编辑对来稿的初审与专家审稿是使文稿达到刊物发表要求的互为补充,缺一不可的两个方面,“在同行评议过程中,评审专家与编辑的关系是合作而非替代”[3];编辑部只有综合这两个方面的意见才能对论文作出录用与否的决定。因此,编辑应该加强与审稿专家之间的联系和沟通,建立起良好的合作关系,认真地切实做好初审工作,尽量剔除那些不必送审的文稿,减轻审稿专家的工作量,使他们感受到来自编辑的理解和尊重,也有利于缩短论文发表周期。这样编辑与审稿专家的合作就会有一个良好的开端。 
  作为编辑应该做好审稿专家与作者之间的桥梁,选择合适的审稿专家评审尤为重要,是提高审稿效率的前提,更是提高审稿质量和刊物学术水平的关键。2008年3月笔者曾经初审本馆作者撰写的一篇有关中文图书出版信息著录的论文,笔者除了把初审意见详细列出来作为审稿专家参考的依据以外,还选择了从事文献分类、编目及其审定工作二十余年,是我国文献编目学科带头人黄俊贵馆长作为该文的审稿专家,不久黄馆长对该文不但提交了具体的修改意见和建议,还认真地在原稿上作了批注,而且主动提出与作者约谈,笔者马上联系作者进行面谈,随后笔者及时地再将作者的修改稿连同修改说明反馈给黄馆长;该论文发表后得到同行的认可和好评,论文很快被下载频次超过百次。可见,编辑选择合适的审稿专家评审,进行有效的沟通,对拓宽作者的思路,帮助作者进行更深层次的思考,使论文的学术价值得到提高有着十分重要的作用;只有编辑、审稿专家、作者之间进行有效沟通和卓有成效的合作,才能保证论文和期刊的质量,从而促进期刊学术水平的提高。 
  2 对外实现有效沟通的重要性与途径 
  2.1 尊重是编辑与作者实现有效沟通的关键 
  一篇稿件从投稿到出版的顺利完成是编者和作者共同努力的结果,编辑与作者必须相互依赖、协调一致,共同努力,实现平等、和谐、有效的沟通,才能顺利完成编辑出版任务。作者是刊物的重要资源,是刊物生存的基础。因此,图书馆学期刊编辑必须与作者建立良好的合作关系,要在相互尊重、相互理解、相互信任的基础上进行互动,只有这样刊物质量才能得到保证并获得广阔的发展空间。 
  处理来稿、退修和退稿是编辑为作者服务的核心内容,编辑与作者的沟通交流主要是围绕这几个方面展开的。每一篇来稿都凝聚着作者的心血,编辑收到稿件后应该立即认真登记,及时给作者回执,使作者免生悬念,也可避免一稿两投现象的产生。笔者认为,善待作者,就要尊重作者,就要尊重作者的学术观点和创作风格,不要轻易否定作者的来稿,应该以科学、严谨的态度对稿件进行综合分析,作出全面合理的判断后对稿件再作取舍,并要认真写好审稿意见,它是编辑和作者沟通的桥梁。2012年笔者向某编辑部投稿,该部回复不能采用,具体原因并没有说明;后来笔者对此文稍作修改后投向《图书情报工作》,该刊社长兼主编初景利在回信中对退稿作了较为详细的说明,其中明确指出其泛泛而论,缺乏有效证据,并建议修改后投寄他刊,对此本人心悦诚服;随后笔者用了大半年的时间去收集整理有关资料数据,并做了大量的笔记,不但该文修改后发表在一家核心期刊上,而且为后来进行的相关课题研究打下了良好的基础。可见,同一篇稿件,由于编辑的态度不同,沟通的方式不同,而产生截然不同的效果:一份三言两语,含糊不清的审稿意见,令作者的修改无从下手;而一份好的审稿意见能发挥“导师”的作用,使作者获益匪浅,受益终生,也说明有效沟通可以激起作者的创作欲望,提高作者的创作水平。因此,编辑认真负责地编写尽量具体详细清晰的审稿意见,把退稿的真正原因反馈给作者,是对作者尊重的体现,也有助于作者改进和提高写作水平。 
  图书馆学期刊编辑应该树立正确的作者意识,尊重作者的劳动成果,要设身处地站在作者的角度思考和理解问题,编辑在修改文章的过程中必须尊重作者的意图,准确理解作者表达的内容,体现作者的个人风格,尽可能顺着作者的思路进行编辑加工,虽然编辑对文章有删改的权利,但只要涉及改动,如重拟标题、表述方式、文章结构、篇幅增删等问题,笔者认为,编辑就应该尽可能联系作者,与作者沟通,达成一致,千万不要主观臆断,随意改动和删减,更不能按照编辑个人的好恶行事,也不能让对方必须服从自己,否则,让作者感到不快的同时也不认同编辑的工作。可见只有良好的沟通,才可以使作者对编辑产生亲切感、信任感和认同感。 
  编辑加工一篇文稿就是一次学习的机会,也是自我促进、自我提高的过程。图书馆学期刊编辑在编辑出版过程中,对于自己不了解不熟悉的内容应当积极与作者沟通,对不理解或存疑的地方要虚心向作者请教,相互尊重,相互学习,共同提高。另外,编辑与作者应该建立起畅通的沟通渠道,编辑通过面谈、电话、电子邮件的方式和利用网络等媒介与作者保持经常性互动,平等对话,倾听作者的意见和建议,建立和谐、合作的友好关系,从而在双方共同努力下推出更多优秀的学术论文,为图书馆学期刊的进一步开拓和发展打好基础。 
  2.2 了解是编辑与读者实现有效沟通的基础 
  读者是期刊的受众群体,失去了读者就失去了刊物的生命力。读者的需求和阅读偏好是编辑活动的依据。“一切为了读者,竭诚为读者服务。”[4]因此,图书馆学期刊编辑要增强为读者服务的意识,处处为读者着想。加强与读者的有效沟通,充分了解读者的需求和读者的阅读感受,是图书馆学期刊编辑不容忽视的重要环节。 
  为读者服务是编辑工作的目的。编辑需要与读者保持经常性的联系,定期了解读者的需求,进行充分有效的沟通、交流和互动,有利于拓宽编辑的办刊思路,有利于了解读者对图书馆学期刊栏目优化的意见和建议,促进刊物质量的不断提高。只有真正为广大读者奉献更多的精品,使期刊被读者认可和喜爱,图书馆学期刊才有生命力,才能不断求得新发展。图书馆学期刊编辑可以通过策划组织与读者见面、交流活动,向读者宣传、推荐刊物,努力在自己的周围建立经常联系的目标读者群;可以利用“编读往来”栏目,对本刊的办刊宗旨、办刊特色、主要栏目、编辑规范等方面进行广泛宣传,提高读者对本刊的认知度,使读者积极订阅,扩大社会影响;读者来信是编辑了解读者需求的重要依据,也是不断促进刊物质量提高的无穷动力。因此,编辑要重视和认真对待,虚心接受读者的意见和建议,及时耐心地回复读者提出的各种问题。为了更好地加强编辑与读者的联系和有效沟通,图书馆学期刊编辑部应该积极为编辑与读者搭建一个沟通和互动的平台,以便更好地为广大读者服务。《图书馆论坛》在本刊网站首页上设立了“编读互动区”,编辑可以通过这个网络平台与读者互动,沟通信息、切磋观点、探讨问题、交换看法,搜集读者对本刊的评价、意见和建议,把读者的评价和意愿、兴趣需求作为改进本刊编辑工作的动力,从而有力促进期刊的建设和发展。另外,图书馆学期刊编辑要充分认识到读者也是潜在的作者,因此,要密切与读者的联系,鼓励他们写稿、投稿,不断培养和扩大作者队伍,丰富刊物的优质稿源,推动期刊的可持续发展。
 3 结语 
  “作为编辑,最高的成果莫过于为作者寻找到最理想的读者,同时为读者寻找到最理想的作者。”[5]主动出击,深入了解读者、经常联系专家、尊重和爱护作者是图书馆学期刊不断提升的关键点。一个成功的期刊离不开内外相关要素的互动,离不开作者、审稿专家和读者等社会相关主体的积极参与和密切配合。因此,图书馆学期刊要生存和发展,必须构建良好的内外互动机制,建立沟通的平台;编辑只有在编辑部的内部和外部进行有效沟通,建立起平等、和谐、合作的友好关系,才能真正发挥联系作者、审稿专家、读者等相关人员之间的桥梁作用。 
  编辑是办好刊物的核心力量,编辑素质的高低决定了刊物质量的优劣。专业知识和业务知识是编辑与作者、读者平等沟通的基础条件,因此,图书馆学期刊编辑必须要加强自我修炼,加强专业知识和业务知识的学习,优化知识结构,掌握语言表达的技巧,提高语言沟通能力,不断地提高自身的综合素质;编辑要有强烈的学术意识,关注本学科的前沿和相关领域的研究状况,了解行业动态,才能够与作者对话交流和更好地开展工作;充分利用网络平台,通过利用QQ、微信、电子邮箱、手机等工具与作者进行全方位的沟通,建立新型的合作伙伴关系。在面对激烈的期刊市场竞争的情况下,图书馆学期刊编辑要具有总揽全局的主体意识,通过协调图书馆学期刊编辑部的内部和外部的关系,逐步实现刊物的自我完善,达到对刊物的最优控制,使图书馆学期刊信息传递能更好地适应读者和社会需要,提供更多更新的有效信息,让刊物得到广大读者的认可和喜爱应该是图书馆学期刊编辑的责任和追求。